Polityka prywatności

Polityka Prywatności

Mając na uwadze, jak ważna jest ochrona danych osobowych, Email2TMS prosta spółka akcyjna stworzył niniejszą Politykę Prywatności, z której dowiesz się, jakie dane zbieramy, w jakim celu, na jakiej podstawie a także jak możesz nimi zarządzać. Dodatkowo znajdziesz tu informacje o tym, jakie prawa przysługują Ci w odniesieniu do Twoich Danych Osobowych oraz jak możesz się z nami skontaktować.

Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania Danych Osobowych gromadzonych podczas korzystania przez Użytkownika z Platformy.

Niniejsza Polityka Prywatności odnosi się do usług oferowanych przez Administratora za pośrednictwem:

a. strony internetowej http://email2tms.com/

b. Platformy Email2TMS

Polityka Prywatności nie obejmuje swym zakresem stron internetowych i usług podmiotów trzecich, do których dostęp można uzyskać za pomocą odnośników znajdujących się na stronie internetowej. Szczegółowe informacje w zakresie ochrony danych osobowych są dostępne u każdego z dostawców tych usług odrębnie. Administrator zaleca każdorazowe zapoznanie się z przedmiotowymi dokumentami na stronach dostawców.

I. Definicje

Ilekroć w Polityce Prywatności użyte są poniższe sformułowania, należy przez nie rozumieć:

1. Administrator/Usługodawca – Email2TMS prosta spółka akcyjna z siedzibą w Zabrzu (41-800) przy ul. Wolności 262, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000924894, NIP: 6482806100, REGON: 520092821

2. Platforma Email2TMS / Platforma – platforma internetowa dostępna na stronie http://psa.email2tms.com/ służąca do optymalizacji pracy spedytora, która poprzez swoje funkcjonalności wspomaga proces przekazywania danych zawartych w zleceniach transportowych z poczty elektronicznej lub wgranych bezpośrednio do Platformy przez Użytkownika do systemów TMS używanych przez spedytora, dostępna pod adresem www.email2tms.com

3. Dane Osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej,

4. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE,

5. Usługobiorca – Użytkownik, który jest związany z Usługodawcą Umową.

6. Użytkownik – osoba fizyczna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której odpowiednia ustawa przyznaje zdolność prawną lub osoba prawna - prowadząca działalność gospodarczą związaną ze spedycją, która zarejestrowała Konto na Platformie Email2TMS i zawarła Umowę.

7. Użytkownik “Manager” – przedstawiciel Użytkownika, uprawniony do jego reprezentacji co najmniej w zakresie składania oświadczeń woli i wiedzy wobec Usługodawcy i który może kontaktować się z Usługodawcą we wszystkich sprawach związanych z Platformą Email2TMS.

8. Użytkownik “Pracownik” – osoba fizyczna, która posiada Konto Pracownika utworzone przy Koncie Managera.

II. Gromadzenie danych

a. Konto Użytkownika/Użytkownika “Menagera”

  1. W celu korzystania z Platformy Użytkownik może założyć konto za pośrednictwem formularza udostępnionego na stronie www i zalogować się do Platformy.

  2. Podczas rejestracji należy podać adres e-mail. Ponadto, Użytkownik w ramach rejestracji wskazuje następujące dane: imię i nazwisko, nazwa firmy, e-mail kontaktowy, kraj, NIP, adres firmy.      Niektóre dane są zbierane także biernie, tj. poprzez korzystanie ze strony www (np. adres IP, rozdzielczość, lokalizacja, rodzaj przeglądarki).

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne do zawarcia i realizacji umowy, obsługi Konta oraz realizacji kontaktu z Administratorem.

b. Konto “Pracownika”

1. W celu korzystania z Platformy Użytkownik może dodać swoich pracowników/współpracowników uprawnionych do korzystania z Konta Pracownika. Użytkownik Pracownik może założyć konto za pośrednictwem formularza udostępnionego na stronie www i zalogować się do Platformy.

2. W celu korzystania z Platformy Użytkownik Pracownik po dodaniu przez Użytkownika dostanie na podany adres mailowy link aktywacyjny do Platformy, a następnie zostanie poproszony o podanie swoich danych niezbędnych do rejestracji Konta Pracownika, tj. imię, nazwisko. Niektóre dane są zbierane także biernie, tj. poprzez korzystanie ze strony www (np. adres IP, rozdzielczość, lokalizacja, rodzaj przeglądarki).

Podanie danych jest dobrowolne lecz niezbędne dla obsługi Konta Pracownika.

III. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych

1. Administrator przetwarza dane osobowe:

a. w celu świadczenia usług związanych z prowadzeniem i obsługą kont Użytkowników na Platformie – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy zawartej pomiędzy Usługobiorcą a Administratorem (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

b. w celu obsługi Użytkowników, w szczególności udzielania odpowiedzi na zadane pytanie/reklamację - podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust.1 lit. f RODO),

c. w celu przesłania biuletynu informacyjnego Administratora dotyczącego zmian w oprogramowaniu, Regulaminie oraz innych dokumentach Administratora, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

d. w celu przekazywania Usługobiorcy informacji dotyczących usług, jeśli Usługobiorca wykaże zainteresowanie - na podstawie zgody wyrażonej przez Użytkownika i/lub Użytkownik “Manager” ( art. 6 ust. 1 lit. a RODO),

e. w celach marketingowych - na podstawie zgody wyrażonej przez Użytkownika i/lub Użytkownik “Manager” ( art. 6 ust. 1 lit. a RODO),

f. w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników i sposobu korzystania ze strony oraz Platformy, a także ich preferencji,

g. w celach tworzenia, doskonalenia i poprawy Platformy oferowanej Użytkownikom – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegających na prowadzeniu prac związanych z wytwarzaniem - programowaniem Platformy Email2TMS, tworzeniem i oferowaniem Użytkownikom nowych funkcjonalności Platformy, jak i szeroko rozumianym wytwarzaniem oprogramowania,

h. w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

2. Administrator może przetwarzać dane osobowe także w celu przesyłania Użytkownikowi, za jego zgodą, informacji na temat aktualnych oraz przyszłych produktów i usług. Informacje te będą przetwarzane wyłącznie za pośrednictwem Platformy lub maila w postaci kampanii informacyjnych lub reklamowych. Użytkownik może zrezygnować z otrzymywania takich treści wysyłając wiadomość na adres support@email2tms.com (tzw. cofnięcie zgody na otrzymywanie informacji handlowej). Cofnięcie zgody jest możliwe w każdej chwili i pozostaje bez wpływu na przetwarzanie danych osobowych przed jej cofnięciem.

3. Po cofnięciu zgody na otrzymywanie informacji handlowej Użytkownikowi mogą być przesyłane wiadomości w ramach biuletynu informacyjnego, dotyczące zmian w oprogramowaniu, Regulaminie oraz innych dokumentach Administratora (treści nie będące informacją handlową).

IV. Odbiorcy danych

1. Administrator informuje, że odbiorcami danych osobowych mogą być jego podwykonawcy w zakresie niezbędnym do zapewnienia zaplecza technicznego i administracyjnego dla realizacji usług, jak np. dostawcy usług IT i podmioty zajmujące się Platformą. Administrator dochowuje należytej staranności przy przekazywaniu danych osobowych stosując środki i zabezpieczenia uniemożliwiające uzyskanie dostępu do danych przez osoby nieupoważnione (m.in. SSL, szyfrowane połączenia).

2. Bez zgody Użytkownika dane osobowe nie będą udostępniane (innym niż wyżej wymienione) podmiotom trzecim, za wyjątkiem okoliczności, w których przekazanie następuję na skutek prawnie uzasadnionego żądania uprawnionego podmiotu (m.in. organy ścigania czy wymiaru sprawiedliwości).

3. Informujemy, że na stronie Administratora mogą znaleźć się wtyczki portali społecznościowych, m.in.: Facebook, LinkedIn etc. W związku z umieszczeniem ich na stronie Administratora użytkownik we własnym zakresie zobowiązany jest zapoznać się z treścią polityki prywatności tych dostawców w celu otrzymania aktualnej informacji w zakresie ochrony danych osobowych.

V. Prawa Użytkownika

Użytkownik ma prawo do uzyskania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania jak również przeniesienia danych osobowych, a gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – do jej wycofania w dowolnym momencie. Użytkownik ma również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego jeżeli uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO. Organem nadzorczym w Rzeczypospolitej Polskiej jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Po potwierdzeniu tożsamości Użytkownika Administrator zrealizuje wskazane prawa na podstawie przepisów prawa. Administrator dołoży wszelkich uzasadnionych starań, aby spełnić żądania Użytkowników dotyczące danych osobowych, chyba że dane te muszą zostać zachowane ze względu na obowiązujące prawo lub inne uzasadnione prawnie interesy Administratora. VI. Okres przechowywania danych Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora przez okres niezbędny dla wykonania umowy zawartej pomiędzy Usługobiorcą a Administratorem. W zakresie w jakim dane są przetwarzane w oparciu o zgodę – Administrator będzie je przetwarzać do czasu jej wycofania. Z kolei dane osobowe przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu będą przetwarzane maksymalnie do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania. Ponadto dane nie będą przetwarzane jeśli nie będą już niezbędne do celu, w związku z którym zostały zebrane.

VI. Pliki Cookie

Administrator wykorzystuje tzw. “pliki cookies” do śledzenia wizyt Użytkowników na stronach i zapisywania ich preferencji np. języka, danych logowania, jak również dostosowywania treści. Pliki cookies służą do opracowywania ogólnych statystyk dotyczących korzystania przez Użytkowników ze strony. Pliki cookies przechowywane będą do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności i nie będą udostępniane podmiotom trzecim. Możliwe jest wyłączenie lub usunięcie plików cookies w przeglądarce internetowej na urządzeniu Użytkownika, jednak może to utrudniać korzystanie ze wszystkich możliwości stron internetowych. Informacje dotyczące cookies mają zastosowanie również do innych podobnych technologii wykorzystywanych na stronach internetowych.

VII. Dane w Google Analytics

Ruch na stronach Administratora monitorowany jest przez system analityczny Google Analytics, którego celem jest gromadzenie danych o sposobie korzystania ze stron i ich popularności, tj. zbieranie i analiza statystyk działania Platformy i ruchów Użytkownika. Dane te (np. używana przeglądarka lub adres IP) nie będą nigdy udostępniane przez Administratora na rzecz podmiotów trzecich.

VIII. Bezpieczeństwo

W celu zapewnienia bezpieczeństwa Administrator:

a. stosuje szyfrowanie SSL,

b. umożliwia dostęp do konta jedynie po wpisaniu prawidłowego loginu i hasła (zalecane jest ustawianie haseł składających się z min. 6 znaków i zawierających duże i małe litery, znaki specjalne i cyfry), które Użytkownik powinien zachować w tajemnicy,

c. kontroluje metody gromadzenia, przechowywania i przetwarzania informacji, w tym fizyczne środki bezpieczeństwa, aby chronić przed nieuprawnionym dostępem do systemu,

d. udziela dostępu do danych osobowych jedynie tym pracownikom, kontrahentom i przedstawicielom, którzy muszą mieć do nich dostęp, aby przetwarzać je na potrzeby Administratora. Ponadto na mocy umowy są oni zobowiązani do zachowania ścisłej poufności, a w przypadku powierzenia danych - umowami powierzenia danych.

IX. Przesyłanie danych osobowych

Poza Europejski Obszar Gospodarczy Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) może różnić się od tego, zapewnianego przez prawo europejskie. Mając to na uwadze Administrator przekazuje dane osobowe poza EOG tylko, gdy jest to niezbędne. W przypadku takiego transferu Administrator zapewnia odpowiedni stopień ochrony danych osobowych przede wszystkim poprzez: a. przekazywanie danych osobowych do państw, w odniesieniu do których została wydana decyzja Komisji Europejskiej uznająca dane państwo za zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, b. stosowanie wydanych przez Komisję Europejską standardowych klauzul umownych, c. stosowanie innych adekwatnych zabezpieczeń.

XI. Oświadczenie dotyczące Polityki Prywatności Niniejsza Polityka Prywatności weszła w życie z dniem 01.03.2022 r. Możemy od czasu do czasu aktualizować Politykę Prywatności, aby odzwierciedlić zmiany w naszych praktykach i standardach przetwarzania informacji. Takie modyfikacje mogą odbywać się bez powiadamiania Użytkownika o tym fakcie. Jeśli wystąpią jakiekolwiek zmiany istotne modyfikujące zasady przetwarzania danych osobowych Użytkownik może zostać o nich powiadomiony pocztą elektroniczną lub za pomocą powiadomienia udostępnionego na stronie internetowej. Zmiany będą obowiązywać od dnia opublikowania ich na stronie http://email2tms.com/polityka-prywatnosci/ wraz ze wskazaniem daty ich wprowadzenia.

XII. Informacje kontaktowe W razie pytań lub uwag odnośnie Polityki Prywatności prosimy o kontakt z Administratorem: Email2TMS P.S.A., ul. Wolności 262, 41-800 Zabrze lub e-mailem na adres: biuro@email2tms.com